Buku Panduan Pengguna · Versi Awal

Pendataan ATS dan APS secara terstruktur.

Panduan praktis penggunaan Sistem Informasi dan Pengendalian Data Peserta Didik PAUD dan ATS Terintegrasi Berbasis Digital Kewilayahan (SIPANDU PAUD) di Kabupaten Kutai Barat.

Cakupan pilot awal: Kecamatan Muara Lawa · Dokumen pendamping aplikasi

1. Mengenal SIPANDU PAUD

SIPANDU PAUD mendukung pencatatan data Anak Tidak Sekolah (ATS) dan Anak Putus Sekolah (APS) secara terstruktur dan berbasis kewilayahan. Data yang dicatat dapat membantu pemerintah meninjau kondisi pendidikan dan merencanakan tindak lanjut.

Pilot awal yang tercantum pada aplikasi adalah Kecamatan Muara Lawa. Pengembangan ke kecamatan lain memerlukan penyiapan wilayah, akun, dan proses kerja yang sesuai sebelum digunakan.

Prinsip utama: catat sesuai temuan lapangan, periksa sebelum dikirim, gunakan data untuk keperluan kedinasan, dan jangan menyimpulkan kondisi anak hanya dari satu kolom.

Alur umum

Petugas wilayah mengumpulkan dan memasukkan informasi.
Petugas memeriksa ringkasan data sebelum pengiriman.
Data dikirim melalui alur aplikasi.
Petugas Disdikbud memeriksa data yang menunggu verifikasi dan mengambil tindakan sesuai fasilitas aplikasi.
Data dan hasil tindak lanjut dikelola secara hati-hati.

2. Peran dan kewenangan

Peran	Tanggung jawab utama	Catatan
Operator Kecamatan	Mengisi formulir berdasarkan informasi yang diperoleh, mengecek isian, dan mengirim data.	Gunakan portal Kecamatan dan akun yang ditetapkan untuk peran tersebut.
Petugas Disdikbud	Memantau ringkasan, mencari data, memeriksa detail, dan menangani data yang menunggu verifikasi.	Gunakan portal Disdikbud dan akses sesuai kewenangan.
Pimpinan/koordinator	Mengatur tata kelola, penugasan, pengawasan, dan tindak lanjut.	Jangan berbagi akun operator; penugasan administratif mengikuti kebijakan instansi.

Akun tidak boleh dipinjamkan. Jika seseorang membutuhkan akses, mintalah administrator yang berwenang menyiapkan akun dan peran yang sesuai.

3. Masuk ke sistem

Buka halaman utama aplikasi SIPANDU PAUD.
Pilih Masuk sebagai Kecamatan atau Masuk sebagai Disdikbud sesuai tugas.
Masukkan email dan kata sandi akun resmi yang diberikan administrator, lalu pilih Masuk.
Jika berhasil, aplikasi memeriksa profil, status aktif, dan kesesuaian peran. Akun yang tidak aktif atau tidak sesuai peran akan ditolak.
Setelah selesai bekerja, gunakan tombol Keluar bila tersedia, khususnya pada perangkat bersama.

Jangan menulis kata sandi di buku panduan, pesan grup, atau formulir pendataan. Tim panduan tidak memerlukan kata sandi pengguna.

4. Panduan Operator Kecamatan

Formulir input pada versi yang diaudit terdiri atas enam tahap. Nama kampung dan daftar alasan dapat mengikuti data referensi yang tersedia pada sistem.

Wilayah & petugas. Pilih kampung, isi RT, tanggal pendataan, nama petugas, dan instansi. Pastikan tanggal tidak melebihi hari ini.
Identitas anak. Isi nama dan informasi dasar sesuai dokumen atau hasil verifikasi lapangan. Jika NIK atau nomor KK diisi, sistem mengharuskan 16 digit angka. Jangan mengarang data yang belum diketahui.
Status pendidikan. Pilih ATS atau APS, lalu jawab apakah anak pernah bersekolah. Jika pernah, lengkapi jenjang, sekolah, kelas terakhir, dan tahun berhenti. APS harus memiliki riwayat pernah bersekolah.
Alasan ATS/APS. Pilih satu atau lebih alasan yang sesuai. Jika memilih “Alasan lain”, tuliskan penjelasannya.
Tindak lanjut. Isi kesediaan kembali bersekolah serta program yang diharapkan dan keterangan bila relevan.
Ringkasan/pengesahan. Baca kembali ringkasan seluruh isian. Pastikan nama, wilayah, status, alasan, dan informasi tindak lanjut benar sebelum mengirim.

Catatan pengesahan: pada sumber aplikasi yang diperiksa, bagian pengesahan mencatat nama petugas, kepala kampung, dan orang tua/wali. Integrasi tanda tangan digital dan stempel disebut sebagai tahap integrasi, sehingga jangan menganggap tanda tangan digital sudah tersedia.

Praktik input yang baik

Gunakan satu sumber informasi yang dapat dipertanggungjawabkan dan lakukan konfirmasi jika terdapat perbedaan.
Jangan memasukkan anak yang sama berulang kali tanpa memeriksa prosedur duplikasi yang berlaku.
Bedakan data tidak diketahui dengan jawaban “tidak”; jangan mengisi asal agar formulir cepat selesai.
Sebelum mengirim, pastikan status ATS/APS konsisten dengan riwayat sekolah yang dicatat.

5. Memahami ATS dan APS

Kategori	Makna pada formulir	Pemeriksaan konsistensi
ATS Anak Tidak Sekolah	Anak dicatat sebagai tidak sedang bersekolah menurut hasil pendataan.	Periksa jawaban pernah/tidak pernah bersekolah dan informasi pendukung.
APS Anak Putus Sekolah	Anak yang pernah bersekolah lalu berhenti sebelum menyelesaikan jenjangnya.	Formulir menolak kombinasi APS dengan jawaban “tidak pernah bersekolah”. Riwayat sekolah perlu dilengkapi.

Definisi operasional dan kriteria usia/jenjang resmi harus mengikuti pedoman program yang ditetapkan Disdikbud. Panduan ini menjelaskan validasi yang terlihat di aplikasi, bukan menggantikan regulasi atau definisi resmi.

6. Panduan Petugas Disdikbud

Masuk melalui portal Disdikbud dengan akun aktif berperan Disdikbud.
Baca ringkasan total data, jumlah ATS, jumlah APS, dan jumlah anak yang bersedia kembali bersekolah. Angka ringkasan mengikuti data yang sedang tampil/terfilter.
Gunakan filter kampung, status ATS/APS, periode, atau kolom pencarian nama/kampung/ID untuk mempersempit data.
Pilih aksi detail pada baris data untuk memeriksa informasi individu, riwayat pendidikan, alasan, tindak lanjut, serta status data.
Periksa terlebih dahulu data berstatus Menunggu verifikasi. Bandingkan kelengkapan dan konsistensi informasi, lalu gunakan tindakan yang disediakan aplikasi sesuai prosedur internal.
Jika membutuhkan rekap, gunakan ekspor CSV hanya bila memang berwenang dan simpan file di lokasi kedinasan yang aman.

Perhatian alur saat ini: UI aplikasi menyatakan data yang telah diverifikasi atau ditolak tidak dapat diubah kembali melalui workflow saat ini. Periksa dengan teliti sebelum melakukan tindakan final. Jika terjadi kesalahan, jangan mengakali database; eskalasikan ke penanggung jawab teknis untuk prosedur koreksi yang sah.

Ekspor CSV

CSV dapat memuat data pribadi seperti NIK, nomor KK, alamat, dan kontak orang tua/wali. Ekspor bukan rekap anonim. Batasi pengunduhan, jangan meneruskan ke grup umum, dan hapus salinan sementara sesuai kebijakan pengelolaan data instansi.

7. Memahami status data

Status teknis	Label untuk pengguna	Makna praktis
`draft`	`draft` pada dashboard; “Draf” pada ekspor CSV	Data berada pada tahap draf sesuai mekanisme aplikasi. Dashboard saat ini menampilkan nilai teknis `draft` apa adanya, sedangkan ekspor CSV menerjemahkannya menjadi “Draf”.
`submitted`	Menunggu verifikasi	Perlu diperiksa oleh petugas Disdikbud.
`verified`	Terverifikasi	Telah melalui tindakan verifikasi pada workflow yang tersedia.
`rejected`	Ditolak	Ditolak melalui tindakan pada workflow yang tersedia; tindak lanjut koreksi mengikuti prosedur resmi.

Status di atas berasal dari nilai yang ditemukan pada source aplikasi. Makna operasional akhir, termasuk cara memperbaiki data ditolak, perlu ditetapkan oleh pengelola program.

8. Keamanan dan perlindungan data

Data anak adalah informasi sensitif dalam konteks pelayanan publik. Akses hanya untuk petugas yang memiliki tugas dan kewenangan.
Gunakan data dummy untuk pelatihan dan pengujian. Jangan gunakan nama, NIK, nomor KK, alamat, atau nomor telepon anak sungguhan.
Jangan membagikan kredensial atau membiarkan sesi terbuka pada komputer bersama.
Unduh CSV hanya bila perlu. Simpan di perangkat/lokasi kerja yang dikendalikan instansi, batasi penerima, dan hindari penyimpanan pada perangkat pribadi yang tidak terlindungi.
Jangan menampilkan tangkapan layar yang memperlihatkan identitas anak pada grup percakapan atau materi publik.
Jika akun hilang, perangkat hilang, atau data terkirim keliru, segera laporkan melalui jalur internal yang ditetapkan. Jangan mencoba menghapus atau memperbaiki data langsung di database.

Buku panduan ini tidak memberikan akun contoh, kata sandi, atau data anak. Pembuatan akun uji dan penyiapan data dummy harus dilakukan oleh administrator yang berwenang, dengan pemisahan yang jelas dari data operasional.

9. Kendala umum dan langkah awal

Kendala	Langkah awal
Email/kata sandi ditolak	Periksa ejaan email dan status akun melalui administrator. Jangan mengirim kata sandi ke orang lain.
Akun masuk tetapi akses ditolak	Pastikan akun aktif dan perannya sesuai dengan portal Kecamatan atau Disdikbud.
Data tidak muncul	Periksa filter kampung/status/periode/pencarian. Coba reset filter, lalu muat ulang halaman bila diperlukan.
Formulir tidak bisa lanjut	Baca pesan validasi; periksa kolom wajib, format NIK/KK jika diisi, konsistensi ATS/APS, dan alasan yang dipilih.
Data gagal dikirim atau dashboard gagal memuat	Periksa koneksi, coba kembali sekali, catat waktu dan pesan error tanpa menyertakan data pribadi, lalu laporkan ke penanggung jawab teknis.
CSV gagal dibuat	Pastikan koneksi dan hak akses, coba kembali, lalu laporkan bila masih gagal. Jangan mengirim file berisi data pribadi untuk meminta bantuan.
Data sudah diverifikasi/ditolak tetapi perlu koreksi	Jangan membuat perubahan langsung pada database. Ikuti prosedur koreksi yang disahkan pengelola aplikasi.

10. Checklist uji coba aman

Checklist ini digunakan oleh tim penguji dengan akun khusus dan data dummy. Pengujian end-to-end belum dinyatakan lulus hanya karena kode tersedia.

Akun uji Kecamatan dapat masuk dan hanya melihat akses yang sesuai.
Akun uji Disdikbud dapat masuk dan hanya melihat akses yang sesuai.
Formulir menolak kolom wajib yang kosong dan validasi format yang salah.
Data dummy dapat melalui enam tahap dan ringkasan dapat diperiksa sebelum pengiriman.
Data dummy yang dikirim tampil pada dashboard dengan status yang diharapkan.
Filter, pencarian, detail data, dan ekspor diuji dengan data dummy.
Tindakan verifikasi dan penolakan diuji hanya jika tersedia mekanisme pemulihan/rollback uji yang disetujui.
Tampilan diuji pada ponsel dan desktop; tidak ada elemen penting yang terpotong.
Setelah pengujian, data dummy dibersihkan melalui prosedur resmi yang telah disetujui.

Larangan pengujian: jangan menguji dengan data anak sungguhan, jangan mengubah skema/database produksi, jangan menjalankan migrasi, dan jangan mencoba tindakan final tanpa persetujuan penanggung jawab sistem.

11. Glosarium singkat

Istilah	Penjelasan
ATS	Anak Tidak Sekolah.
APS	Anak Putus Sekolah.
Operator Kecamatan	Petugas yang melakukan input pendataan wilayah melalui portal Kecamatan.
Disdikbud	Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kabupaten Kutai Barat.
CSV	Format berkas tabel yang dapat dibuka di aplikasi spreadsheet; berkas ini bisa memuat data pribadi.
Data dummy	Data fiktif untuk latihan dan pengujian, bukan identitas orang sungguhan.
Verifikasi	Proses pemeriksaan data oleh petugas sesuai kewenangan dan prosedur yang berlaku.
RLS	Row Level Security; aturan akses baris data di basis data. Keberadaannya bukan jaminan tunggal bahwa seluruh kebijakan akses sudah benar.

Dokumen ini adalah versi awal berbasis peninjauan source code. Perbarui isi setelah pengujian langsung dengan akun uji dan persetujuan pemilik proses, terutama untuk alur koreksi data, SOP verifikasi, dan kontak dukungan resmi.